ペットサロンの顧客個人情報管理｜漏洩を防ぐ最低限の対策

ペットサロンは氏名・電話番号・住所に加え、ペットの写真や健康情報まで扱う、個人情報の塊のような業種です。それにもかかわらず、紙のカルテとLINE、Excelに情報が分散したまま運用している個人サロンは少なくありません。この記事では、最低限押さえておきたい管理の考え方を整理します。

ペットサロンが扱う個人情報の範囲

飼い主の氏名・住所・電話番号・決済情報だけでなく、ペットの写真、性格・既往症などの情報も、飼い主本人を特定できる形で紐づいていれば個人情報として扱う対象になります。予約時の備考欄に住所や家族構成まで書き込んでいる店もありますが、必要以上の情報を集めないことも管理の一部です。

分散管理が招くリスク

紙のカルテ・LINE・Excelに情報が分かれていると、次のようなリスクが積み重なります。

紙のカルテを紛失・破棄する際に個人情報がそのまま流出する
私物のスマホのLINEに顧客とのやり取りが残り、機種変更時に消去し忘れる
Excelファイルをメール添付で送る際に誤送信する

1つのシステムに集約していれば起きない事故が、分散しているために起きています。予約システムを選ぶ際は、機能の多さだけでなく顧客情報が1箇所に集約されるかも判断軸に加えてください。選び方全般はペットサロンの予約システム選び5つの基準も参考にしてください。

小規模店でもできる対策

大掛かりな仕組みを入れなくても、次の3つはすぐに実行できます。

私物端末での顧客対応を減らす: 業務用の連絡手段を分ける、または予約システムのメッセージ機能に寄せる
紙のカルテは施錠できる場所に保管し、廃棄はシュレッダーを使う
アクセスできる人を限定する: スタッフを雇っている場合、誰が顧客情報を見られるかを整理する

一気に全て変えるのではなく、最もリスクの高いところ(私物端末でのやり取り)から着手するのが現実的です。

予約システム選定時に確認したいこと

クラウド型の予約システムを使う場合、通信の暗号化・データのバックアップ体制・退会時のデータ削除対応があるかを確認してください。無料の汎用ツールを流用している場合、この点が曖昧なことがあります。

PET SALON MANAGERは、顧客カルテ・予約情報をクラウド上の1つのシステムに集約し、紙やLINE・Excelへの分散を防ぎます。アクセスできるスタッフの範囲も管理画面から設定できます。月額5,800円・初期費用なし、30日間の無料トライアルで試せます。

詳細は公式サイト(https://petsalonmanager.com/)をご覧ください。

SNS投稿時の写真にも注意する

施術のビフォーアフター写真をSNSに投稿する際、飼い主の顔や表札・車のナンバーが写り込んでいないかも確認してください。ペット自体の写真は問題になりにくいですが、背景に個人を特定できる情報が写り込むケースは意外と見落とされがちです。Instagram運用の型についてはトリミングサロンのInstagram運用術もあわせて確認してください。