ペットホテルの宿泊管理｜投薬・食事の注意事項をどう記録・共有するか

ペットホテルを併設しているサロンでは、トリミング業務にはない特有の管理項目が発生します。宿泊日程・お迎え時間はもちろん、投薬の有無や時間、食事の量や回数、アレルギーといった注意事項を、預かる間ずっと正確に引き継がなければなりません。紙のメモや口頭伝達だけに頼っていると、スタッフの交代時に情報が抜け落ちるリスクが常に付きまといます。この記事では、宿泊管理をシステム化して注意事項の引き継ぎ漏れを防ぐ方法を解説します。

ペットホテルで情報の引き継ぎミスが起きやすい理由

宿泊を伴う預かりは、日帰りのトリミングよりも情報量が多く、かつ担当者が交代しやすいという特徴があります。

• 朝番・夜番でスタッフが入れ替わり、口頭伝達だけでは注意事項が漏れる
• 投薬のタイミング(朝・昼・晩)や量を、預かり中ずっと正確に守る必要がある
• 食事のアレルギー・量・与え方(手からでないと食べない等)は個体差が大きい
• 連泊のお客様は「前回どう対応したか」を参照したい場面がある

これらを紙の引き継ぎノートだけで運用すると、書き忘れ・読み間違い・ノート自体の紛失といったリスクが常につきまといます。

カルテに宿泊時の注意事項をまとめて記録する

顧客カルテとペットカルテが紐づいた形で管理できると、預かり中の注意事項も同じ画面から確認できます。

備考・メモ欄に投薬のタイミングや食事の注意点を記録しておけば、次に対応するスタッフがどのシフトであっても同じ画面から同じ情報を参照できます。口頭伝達や紙のノートを探す手間がなくなるのが、システム化の一番の効果です。

予約作成時にも注意事項を記録できる

宿泊予約を作成する画面でも、その回特有の注意事項(いつもと違う投薬スケジュール等)をメッセージ・備考として記録できます。

「お客様からのメッセージ」と「スタッフ備考」を分けて記録できるため、飼い主から伝えられた注意事項と、店側が気づいた注意点を混同せずに管理できます。宿泊が長引く連泊のお客様でも、過去の利用履歴からいつでも参照できるのは紙のノートにはない利点です。

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連泊のお客様の利用履歴もすぐ確認できる

ペットホテルは同じお客様が繰り返し利用するケースが多く、「前回の宿泊でどう対応したか」を参照したい場面が頻繁にあります。利用履歴が顧客カルテに自動で蓄積される仕組みであれば、過去の対応を都度探す手間がなくなり、リピートのお客様ほど対応がスムーズになります。

あわせて、トリミングと宿泊を一元管理する予約管理の方法、送迎料金を自動計算する仕組みもご覧ください。

まとめ

ペットホテルの宿泊管理は、投薬・食事の注意事項をどう記録し、どう引き継ぐかが安全に預かるための要になります。顧客カルテと予約メモを一元管理できるシステムを使えば、担当スタッフが交代しても同じ情報を同じ画面から確認でき、連泊のお客様の利用履歴もすぐに参照できます。

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